Mitarbeiterfotos auf Social Media: Warum Sie diese nach dem Austritt löschen müssen

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen — doch sein Gesicht bleibt online. Auf Instagram, in Werbevideos, in der Bildergalerie der Unternehmenswebsite. Was viele Arbeitgeber als Kleinigkeit abtun, hat die österreichische Datenschutzbehörde nun unmissverständlich klargestellt: Wer Fotos und Videos ehemaliger Mitarbeiter ohne deren Einwilligung weiter für Marketingzwecke verwendet, verstößt gegen die DSGVO. Für Unternehmen die auf Social-Media-Marketing setzen, ist diese Entscheidung ein wichtiger Weckruf.

Was hat die Datenschutzbehörde entschieden?

Die Datenschutzbehörde (DSB) hat in ihrer Entscheidung vom 9. September 2025 (GZ: 2025-0.243.414, DSB-D124.2470/24) einer Beschwerde stattgegeben die viele Unternehmen betreffen dürfte:

• —Der Sachverhalt: Ein ehemaliger Projektmanager eines Web- und Social-Media-Marketing-Unternehmens forderte nach seinem Austritt die vollständige Löschung von Fotos und Videos die während des Dienstverhältnisses entstanden waren und auf mehreren Plattformen veröffentlicht wurden.
• —Die Position des Unternehmens: Das Unternehmen berief sich auf ein berechtigtes Interesse an der weiteren Nutzung der Inhalte zu Marketingzwecken nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• —Die Entscheidung der DSB: Die Behörde gab der Beschwerde statt und stellte fest, dass ein berechtigtes Interesse des Unternehmens die fortgesetzte Verwendung nicht rechtfertigt, wenn der Betroffene die Löschung ausdrücklich verlangt. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO setzte sich durch.
• —Die Konsequenz: Das Unternehmen wurde verpflichtet, sämtliche Fotos und Videos des ehemaligen Mitarbeiters von allen betroffenen Plattformen zu entfernen.

Was bedeutet das rechtlich für Unternehmen in Österreich?

Diese Entscheidung hat über den konkreten Fall hinaus grundsätzliche Bedeutung für jedes Unternehmen das Mitarbeiter in seiner Außenkommunikation zeigt:

• —Berechtigtes Interesse reicht nicht aus: Unternehmen können sich nicht pauschal auf wirtschaftliche Interessen am Bildmaterial berufen, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter der weiteren Nutzung ausdrücklich widerspricht.
• —Das Recht auf Löschung gilt auch für Werbematerial: Art. 17 DSGVO schützt nicht nur klassische personenbezogene Daten, sondern auch Foto- und Videomaterial das zu Marketingzwecken verwendet wird.
• —Die Pflicht erstreckt sich auf alle Plattformen: Es genügt nicht das Material von einer Plattform zu entfernen — die Löschpflicht umfasst sämtliche Kanäle auf denen die Inhalte veröffentlicht wurden.
• —Eine ursprüngliche Einwilligung während des Dienstverhältnisses schützt nicht dauerhaft: Auch wenn Mitarbeiter der Veröffentlichung während ihrer Anstellung zugestimmt haben, können sie diese Einwilligung nach Beendigung des Dienstverhältnisses widerrufen.

Die wirtschaftlichen Risiken: Was Unternehmen bei Missachtung drohen

Wer Löschverlangen ehemaliger Mitarbeiter ignoriert oder zu spät reagiert, riskiert mehr als nur eine unangenehme Diskussion:

• —Behördliche Anordnung: Wie im entschiedenen Fall kann die DSB die vollständige Löschung anordnen — verbunden mit konkretem Umsetzungsdruck
• —Bußgelder nach Art. 83 DSGVO: Bei wiederholten oder gravierenden Verstößen gegen das Recht auf Löschung drohen empfindliche Geldbußen
• —Verfahrenskosten: Ein Beschwerdeverfahren vor der DSB bindet Zeit und oft auch anwaltliche Ressourcen — Kosten die durch rechtzeitiges Handeln vermeidbar sind
• —Reputationsschaden: Ein öffentlich bekannt gewordenes Datenschutzverfahren gegen das eigene Unternehmen schadet dem Ansehen — gerade bei Unternehmen die selbst im Marketing tätig sind
• —Aufwand der nachträglichen Löschung: Wer das Bildmaterial über Jahre auf zahlreichen Plattformen verteilt hat, steht bei einem nachträglichen Löschverlangen vor erheblichem organisatorischem Aufwand

„Viele Unternehmen unterschätzen, dass ein scheidender Mitarbeiter nicht nur seinen Schreibtisch räumt, sondern auch das Recht hat, seine digitale Präsenz im Unternehmen zu beenden. Wer Bildmaterial nach Austritt einfach weiterverwendet, handelt nicht nur unklug, sondern schlicht rechtswidrig — das hat die DSB jetzt unmissverständlich bestätigt."

— Sabrina Meindlhumer, Rechtsanwältin in Wien

Praxis-Leitfaden: So setzen Sie die Entscheidung in Ihrem Unternehmen um

• —Schritt 1 — Offboarding-Prozess um Datenschutz ergänzen: Integrieren Sie die Löschung von Bild- und Videomaterial standardmäßig in Ihren Austrittsprozess — nicht erst auf Verlangen des ehemaligen Mitarbeiters.
• —Schritt 2 — Bestehendes Material systematisch erfassen: Erstellen Sie eine Übersicht auf welchen Plattformen, in welchen Beiträgen und Videos einzelne Mitarbeiter sichtbar sind. Ohne diese Übersicht ist eine vollständige Löschung im Anlassfall kaum fristgerecht umsetzbar.
• —Schritt 3 — Einwilligungen rechtssicher gestalten: Holen Sie für die Verwendung von Mitarbeiterfotos eine klare, schriftliche Einwilligung ein die auch regelt was bei Beendigung des Dienstverhältnisses geschieht.
• —Schritt 4 — Bei Löschverlangen zügig reagieren: Art. 17 DSGVO sieht grundsätzlich eine Bearbeitungsfrist von einem Monat vor. Reagieren Sie strukturiert statt das Anliegen zu ignorieren oder pauschal abzulehnen.
• —Schritt 5 — Interne Richtlinie erstellen: Eine klare unternehmensinterne Richtlinie zum Umgang mit Mitarbeiterbildern schafft Rechtssicherheit für HR-Abteilung und Marketing gleichermaßen und verhindert künftige Streitfälle.

Warum Sie beim Datenschutz im Mitarbeitermarketing rechtliche Begleitung brauchen

Die Schnittstelle zwischen Arbeitsrecht, Datenschutzrecht und Social-Media-Marketing ist komplex — und wie die aktuelle DSB-Entscheidung zeigt, wird sie zunehmend streng ausgelegt. Wer hier ohne rechtliche Begleitung agiert riskiert:

• —Unzureichend formulierte Einwilligungen: Ich gestalte rechtssichere Einwilligungserklärungen die auch den Fall der Beendigung des Dienstverhältnisses klar regeln.
• —Falsche Reaktion auf ein Löschverlangen: Eine pauschale Ablehnung unter Berufung auf ein vermeintliches berechtigtes Interesse führt nach dieser Entscheidung direkt in ein Beschwerdeverfahren. Ich prüfe Ihre konkrete Situation und entwickle die rechtssichere Vorgehensweise.
• —Fehlende interne Prozesse: Ich unterstütze Sie beim Aufbau eines datenschutzkonformen Offboarding-Prozesses der künftige Streitfälle von vornherein vermeidet.
• —Laufendes Beschwerdeverfahren: Wurde bereits eine Beschwerde bei der DSB gegen Ihr Unternehmen eingebracht, vertrete ich Sie im Verfahren und arbeite auf eine möglichst wirtschaftlich sinnvolle Lösung hin.

Als Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Digitalrecht und Datenschutzrecht unterstütze ich Unternehmen dabei, Social-Media-Marketing rechtssicher zu gestalten — von der Einwilligung bis zur datenschutzkonformen Beendigung des Dienstverhältnisses.

Fazit: Schutz vor teuren Fehlern durch schnelles Handeln

Die Entscheidung der Datenschutzbehörde vom September 2025 macht deutlich: Mitarbeiterfotos im Unternehmensmarketing sind kein rechtsfreier Raum. Ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse reicht nicht aus, um sich über ein ausdrückliches Löschverlangen ehemaliger Mitarbeiter hinwegzusetzen. Unternehmen die ihre Social-Media-Präsenz mit Mitarbeiterbildern gestalten, sollten ihre internen Prozesse jetzt überprüfen — bevor aus einem übersehenen Detail ein Beschwerdeverfahren wird.

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